Daten der Vogelwarte können im Rahmen des Stiftungszweckes und sofern nicht Interessen der Vogelwarte (z.B. eigene Projekte) tangiert werden, an Dritte abgegeben oder in Zusammenarbeit mit Dritten verwendet werden.
Sie sollen für die Erforschung und den Schutz der Vögel eingesetzt werden. Die Vogelwarte ist gegenüber ihren freiwilligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Daten im Sinne des Stiftungszweckes korrekt verwendet werden. Das bedeutet, dass sie gewisse Daten, z.B. dort, wo eine zu grosse Verbreitung der Daten dem Fortbestand einer Art oder einer Population schaden könnte, nicht zur Verfügung stellt. Ohne offensichtlichen oder gut begründeten Verwendungszweck werden keine Daten abgegeben. Die Vogelwarte behält sich zudem das Recht vor, die Auswertung und Interpretation der Daten zu überprüfen.
Die Bearbeitung der Datenbank-Abfrage erfolgt in der Regel innerhalb einer Woche.